OFİS DÜZENİNDE MAHREM ALANIN KORUNMASI
Mahremiyet Türk Dil Kurumu’na göre “gizlilik” olarak tanımlanmaktadır. İnsan Hakları Evrensel Beyannamesi Madde 12 “Hiç kimse özel hayatı, ailesi, meskeni veya yazışması hususlarında keyfi karışmalara, şeref ve şöhretine karşı tecavüzlere maruz bırakılamaz. Herkesin bu karışma ve tecavüzlere karşı kanun ile korunmaya hakkı vardır.” İle mahremiyet bir haktır.
Mahremiyet kavramı üzerine yapılan sınıflandırmalar arasında mahremiyet kavramının boyutları konusunda çok sayıda araştırma bulunmakla birlikte en yaygın kabul gören yaklaşım dört boyutlu yaklaşımdır. Bu yaklaşıma göre mahremiyet kavramı fiziksel boyut, bilgisel boyut, psikolojik boyut ve sosyal boyut şeklindedir.
Fiziksel mahremiyet derecesi bir bireyin diğerlerine ne oranda erişebilir olduğunu gösteren boyuttur. Bu boyut doğrudan doğruya kişisel mekân ve bölge hakimiyeti ile ilgilidir. Hakimiyet bölgesi sağladığı güvenlik hissi ile bireye fiziksel ve duygusal rahatlama imkanı verecektir. Örneğin; bir makam sahibinin masası kişisel alanıdır ve masanın ardında zir-yaretçi koltuklarına göre daha yüksek olarak ayarlanmış makam koltuğu ile buranın hakimi benim mesajını vermektedirler. Yaptığınız ziyaret esnasında kolunuzu, çantanızı, ikram edilen çayınızı masaya koyamazsınız, koymamalısınız.
Mahremiyet kavramının bilgisel boyutu, bireyin kendisine ait olan bilgiyi ne şekilde, ne zaman ve ne sınırlarda diğer bir bireye veya gruba aktaracağını belirleme hakkı ile ilgilidir. Ofislerde internet ve bilgisayar teknolojilerinin yaygın olarak kullanıldığı düşünülürse etkileşim ve üretim sürecinde erişim düzeylerinin belirlenmesi kritik bir konudur. Çalışanların internet geçmişleri, e-posta geçmişlerinin gizliliğini kapsamaktadır. Net tanımlanmış kriterler olmamakla birlikte, çalışma saatlerinde iş dışı sayfaların ziyaret edilmesi ile düşük verimle çalıştıkları gerekçesi ile işten çıkarma durumları da söz konusudur.
Mahremiyet kavramının psikolojik boyutu, bireyin algısal girdi ve çıktıların hangilerinin, kimler ile ve hangi koşullar altında paylaşılacağının kontrol edilmesi hakkı ile ilgilidir. Örneğin çalışma ortamında çalışanın performans değerlendirme kriterlerinin her çalışan ile paylaşılmaması. Bu bakış açısı ile kavramın hem bir ihtiyaç hem de bir hak olduğu ortaya konulmaktadır. Mahremiyetin birey psikolojisi açısından bağımsızlık duygusunu karşılama;
duygusal bir rahatlama sağlama; kişisel gelişim imkânı sunma ve kontrollü ve güvenli sınırlar içerisinde iletişim kurma şeklinde dört temel işlevi vardır.
Sosyal mahremiyet bireyin veya grubun sosyal iletişimini kontrol etme yetisini kapsamaktadır. Sosyal mahremiyet kavramı büyük oranda kültürel ortam etkisi altındadır ve farklı toplumlarda farklı şekillerde algılanabilirse de genel olarak kabul edilen uzaklık sınırlarına göre:
* 0.0 - 0.45 m Mahrem Alan
* 0.45 - 1.2 m Kişisel Alan
* 1.2 - 3.7 m Sosyal Alan
* 3.7 - 7.5 m Kamusal Alan olarak sıralanmaktadır. Mahrem alanımız içine aile bireylerimiz, yakın arkadaşlarımız dahil olmaktadır. Bireyler yabancı birinin bu alana girmesi durumunda rahatsız ve huzursuz olmaktadırlar.
Mahremiyet kavramının sosyal boyutunun irdelenmesinde daha az kabul gören alternatif yaklaşımlar arasında en çok kabul göreni sosyal mahremiyetin analizinde etkileşim özelliklerine bağlı olarak etkileşime katılanlar, etkileşimin frekansı (sıklığı), etkileşimin uzunluğu ve etkileşimin kapsamı şeklinde 4 parametre ile tanımlanmaktadır. Toplumsal hayatın gereği çoğu kere mahrem alan ihlalleri söz konusudur. Kalabalık bir kaldırımda yürürken bizim mahrem alanımıza giren pek çok insan olmakla birlikte bizler de pek çok insanın mahrem alanına girmek durumunda kalıyoruz. Tanımadığımız kişilerle, kısa süreli, tekrarlanmayan ve kapsamı ortak yaşam zorunluluğu olan durumlarda mahremiyet algımız ister istemez daha toleranslı bir hale geliyor.
Tam da burada kısaca oturma düzenlerine bakacak olursak; karşılıklı oturma durumu bir rekabet veya muhalefet durumlarında kullanılır. Bununla birlikte adab-ı muaşeret kuralları çerçevesinde yakın ilişki içerisindeki eşler de topluluk içinde masalarda karşılıklı oturmayı tercih ederler. Birbirlerini tanımayan insanlar aynı masayı paylaşmak zorunda kaldıklarında genellikle karşı karşıya oturmaktadır. Yan yana oturmak, omuz omuza mücadele gibidir. Omuz omuza mücadele; aynı düşüncede olanların ve aynı konuda mücadele eden insanların yan yana olduğunu anlatan bir cümledir. Aynı düşünceleri paylaşan ve önemli konular hakkında konuşan insanlar genellikle yan yana oturmayı tercih ederler çünkü birbirlerine hem fikir oldukları imajını vermek isterler. Ancak şunu da belirtmek gerekir ki hastane, postane, banka gibi yerlerde zorunluluktan dolayı yan yana oturan insanlar söz konusu olduğunda fikir birliği söz konusu değildir. 90 derecelik açıyla oturmak en önemli iletişim oturuşudur. Özellikle ortak nokta bulmak istenilen kişilerle bu şekilde oturulmaktadır. Bu oturuşta belli bir noktada kesişme vardır. 90 derecelik açıyla oturan kişilerin bakışları mutlaka belli bir noktada kesişmektedir. Böylelikle karşıdaki kişiye seninle ortak bir nokta bulabiliriz mesajı verilmektedir.
Neden bu kadar bilgi verdim? Gittiğim bazı kamu dairelerinde ve özel sektörde gözlemlediğim çalışma ortamının tasarımındaki aksaklıkların mahrem alan ihlaline sebep olması. Şöyle ki; mevcut durumda kamudan faydalanıcı 90 derecelik açıda oturuyor olmasına rağmen mahrem alan içerisindedir. Kendimi orada çalışanlar yerine koyduğumda; hizmet alanın bu derece yakınımda olmasından rahatsız olacağımı hissetmem ve performansımın da dolaylı şekilde etkileneceğini düşünmem. Çünkü hizmet alan kişi kollarını masanın kenarında dayadığında, bacak bacak üstüne attığında aradaki mesafe 15 santimetreye kadar düşüyor. Masanın arkasının ise her zaman daha güvenli mesafeli hissettirdiğini de kendi çalışma ortamım sayesinde deneyimlemiş ve kanıksamış olmam. Karşılaştığım oturma düzeni ve olması gereken düzen aşağıda şematik olarak verilmiştir. Her ne kadar etkileşimin sıklığı her birey ile bir sefere mahsus olsa da çalışanının mahrem alanı her iş gününde onlarca kez ihlal edilmektedir. Her ne kadar etkileşimin sıklığı çoğu kere uzun periyotlarda olsa bile çalışanların gerek bilgi mahremiyetleri ve gerekse sosyal mahremiyetlerinin korunacağı ofis düzenlerinin sağlanması gerekmektedir.
Kaynakça:
https://www.unicef.org/turkey/udhr/_gi17.html
ARABACIOĞLU, B. C., Ofis Mekan Tasarımında Mahremiyet Kavramı, ABMYO Dergisi, (8), 2007:1-120
http://www.bilgiustam.com/beden-dilinde-oturma-sekilleri-ve-anlamlari/